¿Te has preguntado porque la información contable siempre llega tarde?
Es común escuchar entre los empresarios quejas permanentes porque la contabilidad no está al día y, por lo tanto, no disponen de las cifras para la toma oportuna de decisiones.
Esto sucede por varias razones que involucran no solo al personal contable sino a todos aquellos que intervienen en la generación de la información.
La información contable es el último eslabón en la cadena de negocios de una compañía, por lo que forma parte de un sistema que inicia desde el momento en que usted realiza un hecho económico sea cual sea (compras, ventas, pagos, recaudos, inventarios, etc.), hasta que éste se integra y genera datos organizados que terminan en reportes para la toma de decisiones.Si al interior de la Empresa el flujo de información de ese sistema no funciona en forma ordena y clara el resultado en la contabilidad no va a corresponder a la realidad económica.
En la actualidad la mayoría de la información contable proviene de diferentes áreas de la empresa, y, por eso se dice que la contabilidad es descentralizada; es decir, que cada área realiza la función de ingresar la información a cada módulo, sea este, ventas, compras, inventarios, pagos, recaudos, entre otros, y de allí pasa a la contabilidad; en muchos casos, lo hace en línea. Cuando esto ocurre existe el riesgo de que lo ingresado no cumpla con la calidad, integridad y veracidad tanto en lo contable como en lo tributario. Por ello, es importante la implementación de controles de tal forma que todo este sistema funcione a la perfección. Si ingresas basura al sistema de información, el resultado será basura.
Pasos:
- Elegir un buen sistema contable que sea adecuado para la información que su Empresa requiere, hay sistemas desde básicos, hasta muy robustos que permiten hacer mucha trazabilidad. Es importante que usted sepa en qué etapa se encuentra para el manejo de su información. En ocasiones cuando la empresa comienza se requieren sistemas muy básicos, pero con el tiempo se debe migrar a sistemas que soporten la información que usted requiere.
- Planear con el contador y su equipo financiero como desea ver su información. Pareciera que eso solo es labor del contador, pero no, usted debe indicar claramente como quiere ver su información reflejada en los informes, con el fin de que el sistema sea bien parametrizado. En este diseño deberá no solo conocer las áreas que afectarán la contabilidad; sino también debe saber si la información que usted requiere, la desea ver, por producto, por ciudad si tiene sedes, por área de la empresa, etc. Es acá donde se define la regla de juego antes de comenzar.
- Asegurar que las personas que alimenten la información sean idóneas. En ocasiones las personas que manejan el sistema no tienen claro, ni cómo funciona, ni como alimentar la información. Es importante asegurar que el personal que interviene en el proceso de ingreso de información tenga conocimiento del sistema, que conozca como ejecutar los controles mínimos para asegurar que la información ingresada sea apropiada. Importante, si bien el empleado no tendría por qué saber contabilidad e impuestos, hay áreas que es muy importante de ese conocimiento, ejemplo, la persona que recauda en tesorería y aplica los pagos, debe conocer como mínimo que impuestos le están practicando.
- Crear un cronograma de cierre contable y financiero. Es importante que el Gerente conozca las cifras contables y financieras en forma oportuna y clara que le permita una adecuada toma de decisiones gerenciales, recuerde que lo que no se conoce no se gestiona. Es importante establecer un día cada mes para conocer las cifras y hacer seguimiento. Esas cifras es ideal que estén acompañadas por un presupuesto organizado para hacer seguimiento, tanto a los ingresos, como a los costos y gastos, un flujo de efectivo, y en lo posible indicadores.
- Es necesario crear políticas administrativas y contables y establecer controles contables, dentro de estos controles estará definido con claridad que soportes y plantillas se utilizarán en cada área y los niveles de aprobación. Las políticas contables, nos indicarán cómo será el manejo de los hechos económicos.
Continuará…
Mag. Adriana María Jaramillo Rodríguez – BPO Global Consulting S.A.S.
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