Cultura Contable y Financiera: parte 2

Cómo crear cultura contable y financiera dentro de la empresa y crear cronogramas de cierres que ayuden a mejorar el sistema de información base para la toma de decisiones: (reingeniería)

En el blog anterior hablamos de cómo funciona el sistema contable y financiero y dentro de esos puntos destacados, tocamos un punto crucial que tiene que ver con establecer cronogramas de cierre contable y financiero, pero para lograrlo debemos crear algo al interior de la Empresa, que hemos denominado “cultura contable y financiera”. Esta cultura debe estar impregnada tanto en el Gerente como en todo el personal de la Organización.

Para lo anterior debemos saber primero que es cultura y luego enmarcar el sistema contable y financiero dentro de esta definición:

Cultura:  Existen muchas definiciones dependiendo del contexto, para este tema en particular utilizaré la siguiente: “es el conjunto de saberes, creencias y pautas de conducta de un grupo social, incluidos los medios materiales que usan sus miembros para comunicase entre sí y resolver necesidades de todo tipo”.

Si observamos esta definición podríamos decir que cultura contable y financiera será todo ese conjunto de conocimientos, conductas y saberes de los miembros o empleados de la Organización que deben tener para entender, potencializar y entregar información de calidad que servirá de base para la toma de decisiones a la Gerencia.

Es el entendimiento que tiene la Organización de que todo lo que haga en el sistema contable afectará el resultado y si el empleado logra estar inmerso en esa cultura podrá contribuir para que todo salga mejor.

Cuando me contactan para una asesoría contable, el Gerente, me dice: “es que la contabilidad de mi empresa no sirve” o “pague una sanción muy grande a la DIAN porque la información se entregó mal” y  siempre le pregunto: cuando fue la última vez que vio sus cifras contables y se reunió con su contador para revisar los informes? y lamentablemente en muchos caso la respuesta es “es que yo no entiendo de eso, para eso tengo al contador”. Por eso, en el capítulo anterior, menciono la importancia que tiene el Gerente o dueño de la Empresa en el conocimiento de sus cifras y debe ser el primero en tener “cultura contable y financiera”.

La cultura contable y financiera se establece teniendo en cuenta todas las pautas entregadas en el blog anterior donde cito varios puntos a tener en cuenta. A esos puntos sumaremos estos otros:

  1. Como funciona el modelo contable:

La contabilidad nace en el momento en que se genera un hecho económico, es decir se crea una compra, una venta, un pago, una nómina, un recibo de caja, cualquier cosa que implica una compra, un gasto, una venta, un cobro, ente otros. 

Ese hecho económico genera documentos o soportes, sean estos internos o externos, una nota débito, una factura de compra, una factura de venta, por nombrar algunos.

Estos soportes generan registros en el sistema: Estos registros los llamaremos registros contables. El área de compras digita las facturas, el área de ventas genera la factura de venta, Tesorería genera un recibo de caja o un egreso, etc.

Los registros contables generan información base para soportar los informes financieros, informes ante la DIAN o cualquier ente externo o interno que lo necesite.

Si hay errores en el sistema, saldrán errores como resultado y la información traerá riesgos no solo para el Gerente sino toda información que sale a entes externos como la DIAN, socios, entre otros y peor aún podrá conducir a tomar decisiones equivocadas. Lo anterior lo podremos ver mejor en la siguiente gráfica:

Parece sencillo y hasta lógico, pero si ese sistema no está bien articulado al final la información recibida carece de calidad y oportunidad

Continuará…

Mag. Adriana María Jaramillo Rodríguez – BPO Global Consulting S.A.S.

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