Cultura Contable y Financiera: parte 3

Cómo crear cultura contable y financiera dentro de la empresa y crear cronogramas de cierres que ayuden a mejorar el sistema de información base para la toma de decisiones: (reingeniería) – Tercera Parte

En el blog anterior revisamos cómo opera el modelo de contabilidad descentralizada, en este capítulo encontraremos herramientas para comenzar a establecer la cultura contable y financiera al interior de la Organización

Recordemos:

Centralizada:  Es cuando toda la información contable y sus soportes se digitan en el área contable por la asistente contable o por el contador.

Descentralizada:  Es cuando la información contable se digita en el sistema contable en cada área que la genera, es decir, facturación realiza la factura directamente en el sistema y éste actualiza en línea la contabilidad y así para cada área (nomina, compras, activos fijos, etc).

En la actualidad casi todos los softwares de información contable son en la nube permitiendo más facilidad para el ingreso y consulta de la información.  La siguiente gráfica nos ilustra un modelo descentralizado donde cada área alimenta la contabilidad y esta a su vez es base para la información financiera

Como creo cultura contable y financiera:

Para establecer cultura contable y financiera en la Organización, recomiendo los siguientes pasos:

  • El gráfico anterior servirá como base para definir las áreas que intervienen en el proceso contable, se puede completar con las áreas que faltan. Eso nos permitirá mirar gráficamente el modelo y como opera.
  • Es importante reunirse con el personal y mostrarles en que parte del modelo están y como su labor forma parte de un sistema.  Se debe explicar cómo impacta lo que se ingresa al sistema contable.  Cuando las personas involucradas en el proceso se ven en la gráfica comprenderán que no trabajan desarticuladamente, sino que forman parte de un sistema.
  • Asegurar que el personal conoce el software y le sacan el máximo provecho. Es importante validar si para desarrollar su labor debe conocer aspectos tributarios que afecten el proceso. Se puede crear una tabla con las siguientes preguntas: Ejemplo para el módulo de tesorería. (estas preguntas se pueden hacer para cada proceso).
¿De 1 a 10 cuanto considera usted que conoce el módulo que maneja?
¿Qué informes conoce del sistema que le ayudarán como control para que la información este en forma adecuada?
¿Cuántos informes que se requieren los hace en Excel?
¿Ha investigado si esos informes que elabora en Excel pueden salir del sistema?
¿Al finalizar el día usted ha ingresado toda la información recibida ese mismo día?
¿Qué controles aplica para asegurar la información?
¿Sabe que retenciones nos practican los clientes?
¿Sabe que retenciones por ICA nos practican los clientes?

El cuadro anterior le ayudará a realizar un diagnóstico y al final podrá saber qué reforzar.

NOTA: En la actualidad en internet casi todas las empresas de software contable ponen manuales en la nube. No hay excusas para no saber manejar bien el sistema.

Valide que las áreas involucradas realicen las actividades en el orden lógico del sistema, esto es, que no se haga pagos sin que exista la acusación de la factura de compra, no se haga recibos de caja sin que esté la factura de venta.  Asegurando esto no solo genera control, sino que evita reprocesos. Esto debe quedar como una política.

  • Sensibilizar sobre la importancia de tener la información al día en el software contable.  Cuando la información contable está al día permitirá hacer revisiones periódicas durante el mes contable.  Seguro que ha soñado con poder saber diariamente cuanto vende, cuanto le costó y poder ver el resultado cualquier día del mes.  Esto es posible, siempre y cuando este modelo de cortes periódicos funcione en cada área.
  • Crear el cronograma de cierre. Cuando la información está al día su área contable y financiera no podrá tener excusas.  Fije un día en que requiere la información completamente lista y asegúrese que cada uno cumpla con su parte. 

Este puede ser un cuadro que le servirá para establecer un cronograma de cierre y tener los estados financieros el día que realmente los necesita, no cuando se los entreguen, que posiblemente es cuando usted ya no puede tomar decisiones.

Este es un ejemplo de cómo puede construir su cronograma de cierre.  En el cuadro se deberán poner todas las actividades; incluido, el tiempo en que el área contable realizará las digitaciones y ajustes finales, revisiones, controles y entrega de estados financieros que de acuerdo con el ejemplo deberá ser el 6to día. En mis cronogramas suelo incluir el día en que se entregan los impuestos, si todo está al día, los impuestos deberán estar listos días antes de su vencimiento y así evitará inconvenientes.

  • Socializar el cronograma con las áreas
  • Reunión posterior de seguimiento y ajuste al cronograma:  Posterior a cada cierre se recomienda reunirse con el equipo y validar que mejoras establecer para ir cada vez afinando el proceso y acercándose a la meta.

Es importante saber que al principio puede haber resistencia. Todo cambio genera resistencia, pero si poco a poco se va ajustando el modelo, al final usted podrá decir que en su organización hay “cultura contable y financiera”.

Mag. Adriana María Jaramillo Rodríguez – BPO Global Consulting S.A.S.

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