El Presupuesto como herramienta de planificación del negocio

Una de las debilidades más comunes que identificamos en las medianas y pequeñas empresas es que, o bien no hacen, o hacen de manera incorrecta o desordenada, el planeamiento financiero de su negocio.

Hacer bien el presupuesto es primordial para la salud financiera del negocio. Adelantar esta actividad es fundamental no solo para orientar la asignación correcta de los recursos de la organización sino también para verificar que se están cumpliendo las metas establecidas por el equipo gerencial.

¿Qué debe entender un medio o pequeño empresario cuando se le habla de presupuesto?

Un presupuesto se elabora para obtener, en un período temporal, una serie de metas que la empresa se ha propuesto. Formular un presupuesto es planear lo que quiere realizar en el futuro y expresarlo en términos monetario incluyendo su respectivo plan de acción.

El presupuesto usualmente corresponde a un ejercicio anual, aunque también puede ser posible formularlo para periodos semestrales o trimestrales. En todo caso el periodo dependerá de las necesidades del negocio. No obstante, es fundamental que se detalle de forma mensual de tal manera que se facilite su seguimiento y evaluación.

Pasos claves para elaborar el presupuesto para su organización

1. Disponer de un plan estratégico y objetivos empresariales definidos

Como paso previo es importante conocer en detalle no solo el negocio sino también el mercado y el sector en el cual se opera o se desarrolla la actividad empresarial.

Derivado de lo anterior se deben establecer metas financieras para el negocio a fin de hacer seguimiento a su desempeño. Éstas deben ser medibles y realistas, soportadas en análisis de tendencias y/o prospectivos, de tal modo que motiven a todos los colaboradores al logro de las mismas.

2. Pronosticar los ingresos

Esta es una de las principales actividades a desarrollar al momento de formular el presupuesto. Lo normal es que los ingresos provengan de las expectativas de ventas que tenga el equipo comercial. De ahí la importancia de conocer a profundidad el mercado y los clientes del negocio.

Con frecuencia se suele establecer tres escenarios posibles: nivel bajo de ventas, nivel medio de ventas y nivel alto de ventas. Lo importante es que se realice una estimación lo más exacta posible teniendo como base la mejor información disponible a fin de que la proyección se ajuste, en la medida de lo posible, a la realidad del mercado.

Es relevante indicar que a partir de los ingresos se tomarán decisiones empresariales de distintas áreas que pueden determinar el futuro del negocio.

3. Presupuestar los costos y gastos, bien sea fijos o variables

Todo negocio debe contar con políticas, procedimientos y herramientas que permitan tener control y seguimiento los movimientos de dinero. Así se podrá monitorear cada uno de los desembolso (costos, gastos, inversiones) y gestionar los recursos que tengas de forma más eficiente.

Los costos y gastos fijos hacen referencia a aquellas erogaciones que se tienen realizar durante todo el periodo, con independencia de la facturación o del nivel de producción de la empresa. Los costos y gastos variables, a su vez, son los que varían a lo largo de un período en función de factores como la escala de producción.

4. Pronosticar el flujo de efectivo del negocio

El flujo de efectivo es una herramienta básica de la gestión financiera. Con ésta se planifica el uso más eficiente de la caja con la que dispone el negocio, además de buscar mantener saldos acordes con las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación.

Con esta herramienta se tendrá visión panorámica evitando que se incumpla con una serie de obligaciones como el pago a proveedores, servicios o personal. También evita que exista algún tipo de efectivo ocioso que no genere algún beneficio para la empresa.

Si el nivel de efectivo es positivo, significa que el negocio tiene recursos suficientes para la operación. En caso contrario, se necesita de financiamiento adicional que puede venir bien sea de los accionistas y/o del sistema financiero.

5. Hacer un presupuesto integral de todas las áreas

Es fundamental que cada área de la organización disponga de su propio presupuesto. De esta manera resulta más fácil hacer control y seguimiento, y contribuir con el cumplimiento del presupuesto general de la empresa.

6. Programar revisiones periódicas de seguimiento

Esto no aparece en una plantilla de presupuesto, pero hace parte de la disciplina y cultura financiera de la organización.

La revisión irá mostrando si los resultados que se están obtenido (en ingresos, costos, gastos, inversiones, etc.) van en línea con respecto a las metas planeadas. Si hay dispersiones significativas se deben entender las razones que explican dicha situación a efectos tomar las decisiones que mejor convengan a los intereses de la empresa.

Es importante tener en mente que el presupuesto no es una herramienta inmodificable y escrita en “piedra”. Este debe responder a la dinámica del negocio y se puede y se debe modificar durante su vigencia. Para que tu negocio esté bien gestionado se debe formular y realizar las revisiones al presupuesto de forma continua y en BFS SAS podemos acompañarte en este propósito!!!

Mag. Gabriel Rojas – BFS Financial Advisory S.A.S.

 

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Cuadro de Mando Integral

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es una metodología ampliamente usada para implementar y realizar el seguimiento a la gestión de la organización y por tanto a su estrategia.

Su propósito consiste en darle rumbo a la ejecución de la estrategia traduciéndola tanto en objetivos como en indicadores o “signos vitales” que estén orientados al cumplimiento de las perspectivas de la organización, resultando crucial que toda la gestión se pueda monitorear permanentemente con respecto a las metas establecidas por la dirección de la empresa.

El CMI tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

  • Permite alinear todas las áreas y las actividades de la organización en función de los objetivos estratégicos.
  • Mejora la comunicación interna facilitando que los colaboradores tengan conocimiento común de sus funciones a efectos del cumplimiento de las metas de la organización.
  • Mantiene la estrategia visible y con foco de atención en la misión y la visión de la empresa.

El grafico que se muestra a continuación muestra el esquema general del CMI.

KPI: Key Performace Indicators

De acuerdo con la metodología del CMI, la definición de la estrategia de una empresa debe realizarse atendiendo cuatro perspectivas, para las cuales se definen sus respectivos objetivos procurando guardar un adecuado equilibrio y alineación entre todos los elementos de la misma.

Para la mayoría de las empresas, cuya gestión está orientada por el ánimo de lucro, la Perspectiva Financiera se asocia a cualquier objetivo estratégico relacionado con la salud financiera y la rentabilidad de la organización. Su foco debe centrarse en la generación del valor del negocio y establecer las métricas para su medición (p.ej. flujo de caja, márgenes de utilidad, retorno de los activos, etc.)

A su vez la empresa, de acuerdo con su modelo de negocio, debe identificar el mercado y los clientes hacia cuales va a dirigir sus bienes o servicios. En la Perspectiva de Clientes deberán establecerse las métricas e iniciativas encaminadas a satisfacer las necesidades de los clientes (p. ej. satisfacción del servicio prestado, reconocimiento de la marca, numero de devoluciones, etc.).

En la medida que la empresa logre retener y aumentar nuevos clientes, se facilitará el logro de los resultados financieros.

Para alcanzar los resultados financieros y de clientes se requiere asegurar la ejecución exitosa de los procesos claves de la organización. La Perspectiva de Procesos Internos guarda consistencia con la cadena de valor del negocio y es particular para cada empresa. De manera general, algunas métricas usadas con frecuencia en esta perspectiva corresponden, entre otros, a optimización de la productividad, reducción de residuos, automatización de procesos, etc.

La Perspectiva de Crecimiento y Aprendizaje usualmente se entiende como aquella dimensión orientada a darle sostenibilidad a la empresa en el largo plazo. En tal sentido se enfoca en el capital humano (p.ej. habilidades y talento), sistemas e infraestructura (p.ej. sistemas de información) y clima organizacional (p.ej. nivel de empoderamiento y delegación).

En suma, el balance adecuado de las perspectivas y el monitoreo permanente de las métricas seleccionadas, con sus correspondientes ajustes en caso de ser necesario, deben conducir al éxito en la ejecución de la estrategia.


Mag. Gabriel Rojas – BFS Financial Advisory S.A.S.

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De la Estrategia a la Planificación Financiera

En el medio financiero hay bastante consenso en que tienen más probabilidad de ser sostenibles aquellas empresas que, sin importar su tamaño, cuenten con una estrategia adecuada que le sirva de respaldo para todas las decisiones que haya que tomar relacionadas con las diversas dimensiones de la organización y que finalmente se ven reflejadas en las finanzas de la misma.

No en vano se dice que el éxito empresarial es el resultado del éxito de la estrategia que la empresa ha definido e implementado, usando herramientas como el Cuadro de Mando Integral en el cual se condensan los objetivos de la organización y se incorporan los principales indicadores o “signos vitales” de ésta.

Planear y ejecutar acciones alrededor de las dimensiones de i) crecimiento y aprendizaje, ii) procesos internos, iii) clientes y mercados en los cuales se opera y iv) la dinámica financiera, deben traducirse en palancas claves del éxito de las empresas, máxime cuando se está en frente de fenómenos inéditos como el COVID-19, situación que impone nuevos retos a las empresas incluyendo un cuidadoso manejo de sus finanzas.

Desplegar la estrategia y saber traducirla en acciones concretas, le permitirá a la gerencia y su grupo directivo entender de mejor manera las finanzas de la empresa, facilitando el alineamiento del direccionamiento estratégico con los resultados financieros.

En tal sentido delinear con claridad el plan de acción para el sostenimiento o mejora de los resultados futuros, equivale a realizar una adecuada planeación financiera que le de norte a la organización en el corto, medio y largo plazo.

Establecer presupuestos y planes financieros que periódicamente se revisen permitirá realizar una gestión mas proactiva de los “signos vitales” (flujo de caja, nivel de tesorería, rentabilidad, entre otros) de la empresa y determinar la salud financiera de la misma, permitiendo que se facilite la toma de decisiones oportunas, la corrección de situaciones adversas y disponer de opciones para decidir dónde poner el foco para construir el futuro. En este contexto los invitamos, en próximas “capsulas”, a explorar cómo un ejercicio de presupuesto le permitirá planear, priorizar y controlar los recursos disponibles de la organización a efectos de incrementar el uso eficiente de los mismos buscando mejorar la sostenibilidad, la rentabilidad y la agregación del valor de su negocio.

Mag. Gabriel RojasBFS Financial Advisory S.A.S.

 

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